Benvenuti da DigitalMente a questa introduzione allo Smartworking.

l’idea di questo articolo, nasce dall’emergenza sanitaria che stiamo vivendo in questi giorni a causa dell’ epidemia da Covid-19.

Ho pensato di aiutare chi non sa che cos’è lo smart working, dando maggiori informazioni su questo modo di lavorare alternativo.

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Innanzi tutto mi sembra opportuno fare alcune distinzioni fra diverse tipologie di lavoro a distanza:

Quella sicuramente più comune e più diffusa in Italia è il cosiddetto:

Telelavoro

Il telelavoro riguarda soprattutto il lavoratore dipendente che deve osservare un orario preciso e garantire una presenza in fasce orarie definite, anche se “a distanza”.

Il telelavoratore solitamente svolge le sue mansioni dalla sua abitazione.

Ma abbiamo esempi, anche nella PA, dove da un ufficio centrale vengono gestiti informaticamente i servizi di tutto il territorio nazionale.

Oppure pensiamo a tutte le aziende che utilizzano un servizio di help desk, (assistenza tecnica) che magari risponde al telefono da un paese straniero! 

Lo smart working

è molto meno diffuso nel nostro paese, ma molto apprezzato invece all’estero.

Si differenzia dal telelavoro per il maggiore grado di autonomia e indipendenza che offre al lavoratore.

Con lo Smartworking Il lavoratore è libero da vincoli di sede e di orario e la sua attività è quantificata sulla base di obiettivi raggiunti, non sulla presenza reale o virtuale che sia.

Questi obiettivi sono concordati attraverso piattaforme online dedicate, scelte di solito dal datore di lavoro.

Un esempio di piattaforma online potrebbe essere Google Suite ed un esempio di buon programma per l’organizzazione del lavoro di squadra a distanza è Trello.

Ma ce ne sono veramente tanti online che possono adattarsi alle esigenze di tutti, uno su tutti Microsoft Teams, che offre un sistema integrato per chi lavora a distanza.

Finora lo smart working è stata una modalità lavorativa utilizzata soprattutto dai freelance, ma anche qualche azienda sta iniziando a sperimentare questo modello tra i suoi dipendenti, tra l’altro con ottimi risultati.

Come possiamo adattare la nostra azienda ?

È una domanda che ci stiamo facendo un po’ tutti in questo periodo, come posso continuare a lavorare se non posso recarmi sul posto di lavoro?

E’ fondamentale comprendere la necessità di rimettere in discussione le basi delle nostre convinzioni sul significato di lavorare. 

Il concetto stesso deve essere ampliato e arrivare ad includere la propria abitazione, ma anche qualsiasi altro posto che non sia l’ufficio, come possibile luogo di lavoro. 

Il lavoro non è un posto, ma un risultato, che si ottiene attraverso alcuni strumenti: un PC, uno smartphone e una connessione internet.

In Azienda, per riformulare il nostro assetto del personale, dobbiamo inizialmente analizzare il nostro organico per individuare tutti i ruoli che possono essere convertiti in telelavoro o smart working.

Tutti quelli che, ad una prima analisi, sembrano non poter essere convertiti proviamo ad immaginarli diversamente.

Per poterli adattare e valutiamo dove possibile e con i dovuti limiti, come ripensare quelle funzioni e quei ruoli.

Tutta la nostra evoluzione digitale girerà intorno ad uno strumento fondamentale:

Il Cloud

L’Amministrazione è il reparto che per primo si può adattare al lavoro da remoto e qui è fondamentale parlarvi dell’importanza del cloud:

Wikipedia lo descrive così:

“Il cloud storage è un modello di conservazione dati su computer in rete dove i dati stessi sono memorizzati su molteplici server virtuali generalmente ospitati presso strutture di terze parti o su server dedicati.” 

Detto in parole più semplici, il cloud vi permette di salvare i vostri dati su una memoria informatica che si trova all’interno di un server .

Questi server sono sempre connessi alla rete internet e vi possono accedere soltanto quelli che hanno le credenziali di accesso, ossia i collaboratori che hanno username e password. 

È un archivio digitale al quale ci si può collegare da diversi dispositivi utilizzando semplici sistemi, come la nostra posta elettronica.

Gmail per quanto riguarda Google Drive (cloud di Google), oppure un altro indirizzo di posta per altri cloud storage come ad esempio Dropbox o altri.

Sono spazi ai quali si può accedere anche contemporaneamente se necessario.

E’ una vera e propria rivoluzione.

 Ne consegue la naturale abolizione del cartaceo, non è infatti più necessario in questo contesto, l’utilizzo dei documenti di carta.

Considerata anche la fatturazione elettronica ormai obbligatoria e la firma digitale a pieno valore legale. 

Email, chat, telefono ecc.

Tra i lavori che meglio si inseriscono nel contesto dello smart working il servizio clienti e il back office sono quelli che meglio si adattano.

Possono infatti lavorare in telelavoro o in smart working, tramite email, chat, telefono, whatsapp, sms, ecc.

Basta un pc, una buona connessione ed un telefono con un centralino virtuale, ce ne sono tantissimi in rete che offrono questo servizio.

È un modo per ottimizzare il servizio che sarà più flessibile, diminuire i costi perché non ci sarà bisogno di pagare un affitto per grandi sale che dovranno ospitare personale, scrivanie, sedie, computer, climatizzatori e riscaldamenti, servizi igienici e strutture a norma di legge sulla sicurezza del lavoro ecc.

Un esempio pratico? Amazon già lo fa, molti dei suoi addetti al customer service lavorano da casa con ottimi risultati.

La Flessibilità

Anche i professionisti possono avvantaggiarsi da questa forma di lavoro infatti tutti i servizi professionali come l’insegnamento, il coaching, la programmazione e tutte le consulenze in genere, possono svolgersi a distanza, permettendo ai clienti maggiore flessibilità nella fruizione dei servizi.

La flessibilità che questo modo di lavorare ci consente di avere, è una vera e propria marcia in più, che ci protegge da eventi imprevedibili come quello che stiamo vivendo.

Ma soprattutto ci offre prospettive molto più ampie per la nostra attività e contemporaneamente consente di ridurre i costi fissi.

I fatti stanno evidenziando che solo le aziende che compieranno questo passo evolutivo continueranno a crescere e a durare nel tempo.

L’utilizzo dello smart working consente una vera e propria evoluzione in azienda che permette inoltre, un miglioramento della qualità della vita, collaboratori necessariamente più motivati e responsabilizzati.

Rende più semplice raggiungere i clienti ovunque si trovino, ottimizza l’utilizzo delle risorse e riduce i costi fissi di attrezzature, energia, manutenzione e affitto.

Quando parlo di riduzione dei costi fissi, mi riferisco soprattutto a quelle aziende che credono di aver bisogno di avere una o più sedi fisiche, magari di rappresentanza o amministrative, che in realtà non gli servono! 

Perchè sostenere costi strutturali potenzialmente superflui? Potremmo utilizzare quel budget per rinforzare la solidità dell’azienda e avere maggiore liquidità di cassa.

E i clienti?

I clienti delle aziende smart hanno numerosi vantaggi, prodotti/servizi sempre online, possono contattare l’azienda da qualsiasi dispositivo.

Non devono recarsi presso la sede aziendale e il rapporto qualità/prezzo è migliore oltre ad avere un servizio clienti sempre disponibile per assisterli.

Organizzazione e Routine

Non è sempre semplice.

Se non siamo abituati, lavorare da casa potrebbe essere complesso da organizzare!

I problemi principali potrebbero essere diversi tra cui:

La difficoltà di percezione di essere a lavoro: qui dobbiamo lavorare sulla nostra mentalità e sull’autodisciplina, diamoci degli orari e degli spazi e imponiamoci di rispettarli.

Vi consiglio di creare una routine quotidiana, ossia degli appuntamenti fissi che permettono a tutti i lavoratori del team di allinearsi nella loro attività.

Ad esempio una conference call (videochiamata di gruppo) a metà mattina dove confrontarsi ognuno con i propri progressi o difficoltà e scadenze giornaliere precise, come l’invio di un report con il lavoro svolto a fine giornata.

Problemi di concentrazione: Troppe distrazioni in casa? Organizziamo un angolo tranquillo, lontano dalle tentazioni dove possiamo solo lavorare.

Solitudine: molte persone hanno difficoltà a lavorare da sole o in autonomia, possiamo però restare sempre in contatto con i nostri colleghi o con il nostro supervisor tramite diverse app di messaggistica, di videoconferenza o semplice telefono voip che non ci faranno sentire soli! 

Coinquilini e familiari: Patti chiari e amicizia lunga, quando si lavora non si può essere disturbati, mettete in chiaro le vostre necessità con chi vive con voi. Stabilire regole precise permetterà a tutti di svolgere la propria attività.

Difficoltà di organizzazione: Per chi è alla prima esperienza e magari non ha tanta dimestichezza con i dispositivi informatici può risultare difficile lavorare da casa, ma sappiate che non è nulla che non si possa superare con la buona volontà e il supporto di esperto.

POSSIAMO VEDERCI LO STESSO

Come vi anticipavo prima, grazie a molti programmi è possibile effettuare una call quotidiana con tutti i nostri colleghi, anche in simultanea, tramite strumenti come Skype, Hangouts Meet, GotoMeeting ecc.

USIAMO LE CHAT

Gruppo WhatsApp sembrerebbe la soluzione più semplice ma non lo consiglio, perchè è molto alto il rischio di mescolare il privato con il lavoro.

Meglio Telegram o Slack (per entrambe esiste sia la versione web/desktop che la versione app mobile) o qualunque altra app di messaggistica vi aiuta a restare in contatto come squadra di lavoro.

Qualsiasi messaggio potrà essere affidato ad una chat collettiva e con un solo invio essere a conoscenza di tutti. Molto comodo.

LAVAGNA LUMINOSA

Dovete spiegare qualcosa ad un collega o collaboratore e avete bisogno di fargli vedere come si fa?

C’è Loom un pratico software che permette di registrare il vostro schermo con l’audio o senza e creare un video da inviare a chi volete. Funziona sia su PC desktop che su smartphone.

Smart Working e Covid-19

Stiamo vivendo uno strano periodo storico, ma possiamo approfittarne per dedicarci a comprendere meglio i social e a creare contenuti che possano essere condivisi online, dove la maggior parte delle persone si sta riversando per passare il tempo, che in questo momento non sa come impiegare.

MIGLIORIAMO I NOSTRI CANALI

Se non avete un e-commerce potenziate la vostra pagina FB con una vetrina o aggiungendo i vostri servizi.

Se non l’avete fatto ancora, compilate la vostra scheda Google My business e aggiungete canali di contatto come chat e mail per migliorare la vostra reperibilità online in questo momento in cui i potenziali clienti si stanno spostando sulla rete.

Conclusioni

Se ancora non siete convinti sulla fattibilità del lavoro a distanza, voglio darvi qualche dato per avere tutte le corrette informazioni.

Anche la PA ha introdotto da tempo il lavoro a distanza, esiste infatti una normativa specifica che regolamenta la digitalizzazione della PA all’interno della quale è presente lo smartworking.

Nel Mondo le aziende che utilizzano esclusivamente questa modalità di impresa sono sempre di più e il modello risulta sempre più vincente in settori anche molto diversi tra loro.

Il Governo ha inoltre messo a disposizione un sito, per tutti coloro che in questo momento vogliono approcciare il lavoro a distanza con moltissimi servizi gratuiti trovate tutto sul sito:

https://solidarietadigitale.agid.gov.it/

Spero di esservi stata utile a capire qualcosa in più sul lavoro in remoto e su come si può passare al lavoro agile sia in caso di necessità, sia per cambiare stile di vita, sia per cogliere l’occasione per ripensare il proprio business.

Per tutto il periodo dell’emergenza Covid 19 mi rendo disponibile, con il mio servizio DigitalMente assistente virtuale, a titolo gratuito.

Per aiutare tutti i professionisti e le aziende che abbiano bisogno di una consulenza, di supporto operativo o di approfondimenti su alcuni aspetti del lavoro in smartworking.

Se volete un’idea su come potrei esservi utile leggete qui

L’Italia è un grande paese e tutto andrà bene, l’importante è restare a casa. Insieme possiamo farcela!

Grazie per il vostro tempo, A presto!!